How to Raise Sensitive Issues During a Virtual Meeting

문제가 발생시, 이를 제기하고 토의하는데까지 걸리는 시간으로 조직이 얼마나 건강한지 가늠할 수 있다고 한다. 당연, 시간이 오래 걸릴수록 팀 내 신뢰도, 팀의 생산성 등은 떨어진다고 볼 수 있다.

그런데, 일반적인 조직보다 Virtual Team이 약 5~10배 가량 서로 문제를 제기하고 토의하는데 시간이 더 걸린다고 한다.

이 현상은 인류가 수세기에 거쳐 체득한 편견 때문에 발생한다고 한다. 무언가가 의심되고 문제가 발생한다면, 일단 안전을 위해 피하고 조용히 있고 보는 것이다.

따라서 이 시간을 최소화 하기 위해서는 안정감을 느낄 수 있는 환경 조성이 필요하다. 사람들은 그제서야 편하게 말을 한다.

그렇다면, 서로에 매우 낮은 신뢰도와 함께 하는 시간에 안정감을 느낄 수 없는 Virtual Team에서 이 문제를 어떻게 해결 할 수  있을까?

Demonstrate Trustworthiness 신뢰성을 입증하라

    V-team은 물리적으로 함께하는 시간이 부족하다. 그 간극을 채우기 위해 힘든 일이 있다면 이를 바로 언급하고 동료의 Good Job에 칭찬 또는 축하 연락을 하면 좋다.

Ask for Permission 허가를 구해라

    문제가 발생하면, "지금 심각한 문제가 있는데, 여기서 말을 해도 되냐?" 와 같이 먼저 허락을 받는 질문을 한다. 형식적일 수는 있지만, 이로 인하여 동료는 사전에 감정 변화에 준비를 할 수 있게 된다. 침착하고 매너있게 말할수록 좋다.

Share what You Don't Want 네가 무엇을 하기 싫은지 공유하라

    오해의 소지가 있을 만한 사항에 대해 미리 언급을 하며 부정적인 결론을 원치 않음을 언급한다.

Tell the Story Slowly, Facts First 팩트 위주로 침착하게 의견을 제시해라

Share Tentative Conclusion and Invite Dialogue 

    바로 전 언급한 팩트를 근거로 자신이 생각하는 답 또는 결과를 공유하고 이에 대해 어떻게 생각하는지 의견을 묻는다. 

Generate Follow-up Evidence of Your Goodwill

    대화가 끝나고는 메일 또는 추가 다른 방법으로 Follow up을 하면서 해당 문제에 대한 좋은 의견을 재 확인시키도록 한다.

이렇게 함으로써 모든 것이 해결되는 것은 아니지만, 팀이 개선 될 수 있다고 한다. 

> 시간을 들여 글을 읽었지만... 그렇게 대단한 내용이 아닌 것 같다. 사회 생활 많이 하고 사람들을 반응을 살펴보다 보면 충분히 체득할 수 있을 것 같다. 하지만 문제가 있을 때 그것을 감추지 않고 드러내야 한다는 지적은 굿 포인트.

참고: https://hbr.org/2017/03/how-to-raise-sensitive-issues-during-a-virtual-meeting