MICROSOFT TEAMS - 협업 툴의 종착점 (2)

지난 글은 패러다임의 변화속에서 협업의 생산성이 중요함을 살펴보았다면, 이번엔 Microsoft Teams가 어떻게 그 협업의 생산성에 도움이 되는지 보고자 한다.

 

이름으로부터 직관적으로 알 수 있듯이, Team을 위한 솔루션이다. 대표적인 UI는 아래와 같다. 

 

 

<정의>

Microsoft Teams 를 다시 정의하면,

"조직 내에서 다양한 형태의 팀 협업 생산성을 제공하는 허브" 라고 할 수 있다.

 

<특징>

여기서 알 수 있는 것은,

'다양한 형태의 팀' -> 팀 마다 협업 방식이 다르지만 각 방식을 지원할 수 있도록 Customizing이 가능하다.

'조직 내' -> 조직 내에는 여러 팀이 존재하고 각 팀들 사이에서도 협업이 필요하며, 이를 지원할 수 있다.

* 이 부분이 타 협업 솔루션들과의 가장 큰 차이점 중의 하나이다. 다른 협업 솔루션은 팀을 하나 생성하면, 그 안에서만의 소통만 가능하다. IT 관리자가 중앙 관리할 수 없는 Shadow IT가 될 것이다. 하지만 Microsoft Teams는 IT 관리자를 고려한 솔루션이다. 

'허브' -> 협업을 위한 다양항 기능이 포함된 종합 솔루션이다.

 

일반 사용자들은 모르겠지만, 기업 환경 내에서의 보안은 정말 중요하다. 사용자들은 기능이 어쩌니, 디자인이 이쁘니, 사용하기 편하는니만 본다면, 근본적으로 보안팀의 입장에서는 기업 내의 보안 요건을 모두 충족하고 기업의 자산을 보호할 수 있도록 보장이 된다는 전제 하에 사용자들에게 편리한 솔루션들을 제공할 수가 있다.

 

Microsoft Teams는 보안을 고려한 솔루션인 것이다.

 

<기능>

기능은 왼쪽 메뉴 순서대로 설명하겠다.

 

1. 활동

페이스북이나 인스타그램과 같은 SNS를 사용하면서 '좋아요', '댓글' '@멘션' 등 소셜 액티비티에 친숙해졌을 것이다. Microsoft Teams 내에서도 위 기능들은 제공되고 있으며, 내 글에 '좋아요'를 클릭하거나, '댓글'을 달거나, 나를 '@'으로 지정한 경우 확인할 수 있도록 목록으로 보여준다. 이 목록 안에서 필터 기능을 통해 보다 자세하게 구분하여 볼 수 있다.

 

2. 채팅

카카오톡이라 보면 된다. 1:1 채팅을 할 수도 있고, 여러명을 초대하여 그룹 채팅도 할 수 있다. (20명까지) 자주 채팅하는 대상은 즐겨찾기를 통해 목록의 상위에 고정할 수 있다. Bot하고도 채팅을 할 수 있다. 음성통화와 화상통화를 할 수도 있다. 카카오톡과 거의 비슷하지 않은가? 

 

카톡과 다른 것도 물론 있다. 

 

카톡은 평일 퇴근이후에나 주말에도 윗 사람에게 일 관련 연락이 오면 짜증나는 곳이다. 왜냐, 카톡은 몇시간 내에는 확인해서 답을 할 수밖에 없는 소통 창구로 생각한다. 윗 사람이 카톡으로 연락을 하는건, 짜증나도 답을 하라는 의미일 것이다. 

 

하지만, Microsoft Teams에서 퇴근하고도, 주말에도 연락오면 무시해도 될 것 같다. ㅎㅎ 물론 모바일 앱도 있지만 일과 중에만 사용하는 것으로 잘 Sync해 놓으면 주말에 아무리 연락와도 답장 안하면 된다.

 

3. 팀

협업을 위한 핵심 공간이다.

팀을 생성하고 팀 구성원을 추가할 수 있다. 구성원은 Active Directory로 연결되어 있는 그 누구나가 될 수 있다. 실제로 자신이 소속된 팀 구성원들을 초대해도 되고, TFT의 구성원을 초대해도 되고, 그냥 본인 혼자 있어도 된다. 

 

그 후 '채널'이라는 것을 추가할 수 있다. '채널'은 문맥적으로 구분을 할 수 있는 단위라도 이해하면 된다. 팀 내 여러 프로젝트가 있다면 각 프로젝트 이름을 '채널'로 지정할 수도 있고, "공지사항", "건의사항" 또는 "밥 뭐먹을까" 등의 대화의 주제가 될 수있는 각 맥락별로 '채널'을 추가하여 관리할 수 있다. 

 

과거부터 관습적으로 주어진대로, '홈', '공지사항', '게시판', '방명록' 이렇게 딱딱한 것들로만 채널을 구성할 필요가 없다. 그리고 그 누구도 어떤 채널을 생성하라고 더 이상 조언할 수 없다. 왜? 자신의 팀을 제일 잘 아는건 자신이니까. 본인이 포함된 팀의 생산성을 위해, 구성원들의 편리를 위해 채널을 재량껏 추가하여 관리하면 된다. 여기서부터 미래형 인재들이 나오는 것이다. (좀 과장했지만, 틀리지 않을 것이다.) 

 

(Dev Crew = 팀 이름 / General, A Test Channel = 채널 이름)

 

위 이미지에서 Connector, Get email address 가 뭔지 궁금할 수 있다.

Connector는 JIRA, Confluence, Asana, Trello, Yammer, RSS 등 3rd party 앱 들을 Microsoft Teams의 채널에 Web Hooking 형태로 Feed를 가져오는 것을 말한다. 이 것은 단순한 추가 기능이 아니다. 업무의 방식, 나아가 직원의 일에 대한 사고 체계를 바꿀 수 있게할 수 있는 깊은 의미를 가지고 있다.

 

일은 넘치고 넘쳐난다. 일과 관련한 새로운 Data가 언제 생성될지는 (다른 구성원이 언제 콘텐츠를 생성할지, 글을 남길지, 등등) 일일이 확인할 수 없다. 이전에는 주기적으로 특정 사이트 내지 공간에 방문하여 나에게 필요한 정보가 있을지 확인을 해야했다면, 이젠 내가 참고할 필요가 있는 정보가 생성되면 나에게 알림을 받는 식으로 바꿀 수 있다. 카톡 어플에 배지 숫자 1이 뜨지도 않았는데, 열어서 문자가 왔는지 확인할 필요는 없지 않는가. 난 내일에 집중을 하고 필요한 정보가 알림을 주면 그 때 확인하면 된다. 시간을 내가 주도할 수 있게 된다. 

 

Get email address, 채널마다 임의의 이메일 주소가 할당되어 있다. 이메일의 to 또는 cc에 이 이메일 주소를 입력하면, 메일 내용이 (첨부 파일이 있다면 파일까지) Microsoft Teams의 채널에 전달된다. 

 

고객 또는 팀과는 별개의 대상과 이메일을 나누던 중 팀에 참고할 만한 정보가 있다면, 간단하게 Fwd에 채널 이메일 주소를 넣어 공유하면 얼마나 심플할까. Ctrl C+V가 더 편하다고? No. 이메일은 Thread로 지난 대화 기록들까지 맥락을 이해할 수 있게끔 축적되어 있다. 간단히 Fwd 하는 것이 더 효율적이고 편하다.

 

팀 워크 스페이스에서 할 수 있는 것이 더 있다.

 

워크 스페이스는 기본적으로 채팅을 하면서 협업을 할 수 있게 구성되어 있다. 화면 아래에는 아래 이미지와 같이 아이콘들이 제공된다.

 

첫번째 아이콘은 Rich Text를 제공한다. 글꼴을 변경할 수 있으면서도 장문의 글을 쓸 수 있다.

 

두번째 아이콘은 파일 공유를 지원한다. 자신의 PC에 있는 파일을 공유할 수 있으며, 관리자가 설정하는 것에 따라 Google Drive, Dropbox 등 외부 클라우드 드라이브의 파일까지 첨부할 수있다.

 

세번째 아이콘은 이모티콘이다. 아주 Basic한 이모티콘이다. 많이 사용할 것 같지 않다.

 

네번째 아이콘은 GIF다. 일명 짤이다. 아주 효과적이고 풍부하게 내가 전달하고자 하는 내요을 전달한다. ㅎㅎ

 

다섯번째 아이콘은 Meme이라 한다. 사진 위에 Caption을 직접 수정해서 유용하게 사용할 수 있다. 잘만 활용하면 팀 내 분위기 개선에 도움이 된다.^^

 

마지막 아이콘은 화상통화를 할 때 사용하면 된다. 버튼 클리하면 미리보기 화면이 제공되고 아래 '모임 시작' 버튼을 누르면 바로 화상회의가 시작된다. 카메라를 끄고 싶으면 왼쪽 아래의 off를 선택하면 된다.

 

여기서 다른 협업 솔루션과 대비되는 Microsoft Teams의 장점을 언급하고자 한다. 화상회의 도중에 채팅도 할 수 있는데, 회의가 종료된 이후에는 회의를 얼마나 오래했는지, 누가 참가했는지, 회의 도중 어떠한 채팅 내용을 주고 받았는지 한 눈에 확인 할 수 있다. 이 시점의 회의에 참석하지 못한 구성원은 나중에 방문해서 맥락을 이해하고 업무에 있어 놓친 부분을 빨리 캐치할 수 있다. 

 

다른 솔루션은 화상회의를 하려면 별도의 3rd party app을 연동할 경우 가능은 하지만 이렇게 맥락을 보존할 수는 없다.

 

기록! 기록! 기록! 데이터가 쏟아지는 앞으로의 시대에서는 매우 중요한 요소다.

 

(화상회의 시작 이후부터 채팅 기록이 하나의 Thread로 묶여 기록된다.)

 

추가로 Tab 이라는 것이 있다. 

워크 스페이스 위에 파일/웹사이트/앱 등을 붙여 바로 접속할 수 있게 하는 기능이다.

 

자주 접속하는 파일/웹사이트/앱이 있다면 굳이 다른 루트로 여러 스텝에 거쳐 들어갈 필요 없이 Tab에 등록해 두면 One Click에 바로 접속할 수 있다. Tab 의 위치는 좌우로 조정할 수 있다.

 

 

Tab으로 등록할 수 있는 목록은 현재 아래와 같은데, 계속해서 추가된다고 한다. 처음 나왔을 때는 5개 정도만 지원되었는데 얼마 안된 기간에 벌써 이렇게 많은 앱이 추가 되었다.

 

 

4. 모임

 

1:1 통화 또는 채널 단위의 회의 일정을 생성할 수 있다. 일정은 Exchange Online에 저장되어 있는 일정들을 확인할 수도 있다. Exchange Online 환경에 Outlook 사용할 경우 Outlook의 일정들이 Microsoft Teams에도 보이게 되며, 거꾸로 Microsoft Teams의 일정도 outlook에 보이게 된다.

 

 

5. 파일

 

공유된 파일 목록들을 확인할 수 있다.

 

6. 앱

 

Bot, Connector, Tab 으로 활용할 수 있는 앱들 목록이 담겨있다. Connector와 Tab은 이미 언급했으므로 Bot을 설명하자면, Bot은 일정 관리, 숙박 예약 등 역할을 하는 Bot들이 있다. 현재는 영어만 지원되는 아쉬운 점은 있지만, 간단한 명령어를 익히고 있으면 유용하게 쓰인다. 모임 생성, 알림 설정 등 간단한 한 줄 명령어로 가능해진다.

 

제공되는 Bot 말고도 Microsoft Bot Framework를 통해 직접 필요한 Bot을 개발하여 연동할 수도 있다. 본인 팀에 Customized된 bot은 더더욱이 생산성에 도움이 될 것같다.

 

* 왼쪽의 메뉴는 추가될 것으로 예상한다. (SaaS니까, 계속 업데이트 될테니까 ^^)

 

 

대표적인 기능들은 다 설명했다. 하지만 오해하지말자. 여전히 옛날 방식의 생각을 갖고 있다면 이 기능들이 전체의 Value라고 생각할 수 있다. 하지만 협업이라는 것은 눈에 보이지 않는 것이다. 협업을 하는 시나리오는 매우 다양하고, 이 기능들을 어떻게 조합하느냐에 따라 더 큰 Value를 느낄 수 있다. 직접 Test 사용을 해 볼 필요있다. 

그런데 또 하나. 누가 카카오톡 사용하는 방법을 알려준 적이 있나? 알려줬다면 나이가 많은 사람일 것이다. 새로운 변화에 적응하는 속도가 더딘 사람일 것이다. 가만히 앉아서 누군가가 방법을 알려주기만을 기대하는 순간은 도태의 구렁텅이에 빠지기 시작한 순간과도 같다. 기본적인 사용 동작에 대한 설명을 받은 후에는 직접 자신에게 맞는, 편한 방법으로 사용해야 한다.

 

글의 제목을 왜 '협업 툴의 종착점'이라 했을까? 글 중간에 '허브'라고 표현을 한 부분이 있다. 발전이 멈춘 툴이라는 의미는 아니다. 이 공간을 플랫폼 역할을 할 것이고, 여기에 새로운 기능들이 추가되고 변형되면서 더욱 큰 허브의 역할을 해 갈 것이다. 대단한건 아니고 그 의미에서 종착점이라 썼다. ㅎㅎ

 

Microsoft Teams가 앞으로도 어떻게 발전되어 갈지 궁금하다.